5 cách sắp xếp tủ hồ sơ tài liệu nhanh và khoa học

Công đoạn phân loại – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ tài liệu tưởng chừng rất đơn giản nhưng không phải ai cũng làm được. Với các mẹo sau đây, Nội thất Đức Khang sẽ giúp bạn biết cách sắp xếp giấy tờ, sổ sách vào tủ tài liệu một cách khoa học mà không mất nhiều thời gian.

Chọn loại tủ hồ sơ để lưu trữ tài liệu

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ.

Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những tủ hồ sơ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo. Bạn có thể tham khảo các mẫu tủ hồ sơ gỗ Đức Khang được nhiều khách hàng tin dùng tại danh mục: Tủ tài liệu gỗ Đức Khang.

Phân loại hồ sơ

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

Phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp

Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.

Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp tủ hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.

Sắp xếp tủ hồ sơ một cách khoa học giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian

Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.

Ví dụ:

• Hồ sơ bình thường – hồ sơ mật – hồ sơ tối mật…
• Hồ sơ chưa giải quyết – hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm – hồ sơ đã giải quyết xong…

Lập danh mục hồ sơ

Danh mục tủ hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính

Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.

Lưu trữ tủ hồ sơ

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

• Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
• Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
• Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
• Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Cách lưu trữ tủ hồ trong tủ tài liệu

Để chọn được chiếc tủ tài liệu phù hợp với nhu cầu sử dụng bạn cần căn cứ vào rất nhiều yếu tố như: kích thước, kiểu dáng, màu sắc, chất liệu… tất cả các lưu ý và cách chọn tủ tài liệu văn phòng tại đây.

Xem thêm:

• Lựa chọn tủ hồ sơ theo chất liệu cho văn phòng
• Mua tủ lưu trữ hồ sơ cho văn phòng và những điều cần lưu ý