Làm thế nào để thiết kế bàn làm việc – Phần giới thiệu

Thiết kế bàn làm việc cho hợp lý là vấn đề mà tất cả chúng ta đều phải giải quyết, vậy mà hầu như không có một hướng dẫn chi tiết nào cho vấn đề này. Thi thoảng bạn sẽ nhận được vài lời khuyên hữu ích từ nguồn này nguồn kia, nhưng thường là rất rải rác.

Giải pháp hoàn thiện duy nhất cho thiết kế bàn làm việc mà tôi biết là cuốn sách “Cách sắp đặt cho kẻ ngốc”. Đây là cuốn sách mang đến nhiều thông tin khá hữu ích nhưng lại không có trên mạng. Không có một trang web nào để vào và tìm hiểu xem làm sao để khiến chiếc bàn làm việc của bạn đạt hiệu quả cao nhất có thể. Và đó cũng chính là mục tiêu của chuyên đề này. Xem thêm các mẫu bàn với thiết kế đúng chuẩn tại danh mục: BÀN LÀM VIỆC.

Tại sao thiết kế bàn làm việc lại quan trọng?

Có vài lý do khiến việc để tâm vào việc không gian làm việc của bạn là cần thiết:

Đầu tiên, khi không gian làm việc được thiết kế tốt, bạn sẽ giảm tối đa cản trở khi làm việc và khiến bạn làm được nhiều việc hơn. Đó chính là nguyên lý cơ bản nhất ở đây, thiết kế bàn làm việc nhằm tối thiểu hóa cản trở để tập trung năng lượng và thực sự giải quyết công việc của bạn.

Thứ hai là, bạn sẽ làm việc tốt hơn nếu bạn sắp xếp bàn hợp lý và biết cách sử dụng chúng một cách hiệu quả. Đây là một mục tiêu khác khi tôi đưa ra chuyên đề này: một chiếc bàn là một hệ thống băng chuyền tự động. Vì thế ta cần tiếp cận nó với mục tiêu và ý định rõ ràng. Sẽ hiệu quả hơn nếu bạn biết sử dụng chiếc bàn một cách chủ động, chứ không cứng nhắc, vì ta phải dựa vào nó mà giải quyết đủ kiểu vấn đề quan trọng mỗi ngày. Nguyên tắc ở đây là: Hiểu rõ dụng cụ bạn có và sử dụng chúng một cách có hiệu quả.

Thứ ba, nếu bàn làm việc không được sắp xếp hợp lý, nó sẽ dẫn đến sự trì trệ trong công việc, lãng phí thời gian, năng lượng và sự tập trung. Tôi rất thích cách tác giả nói về điều này trong “Cách sắp đặt cho kẻ ngốc””: “Bạn không cần phải là chuyên gia về hiệu năng, một nhà thiết kế nội thất hay bậc thầy về phong thủy để biết rằng một chiếc bàn sắp xếp hợp lý có thể đưa bạn đến thành công, khi bạn thấy rằng kiểu sắp xếp văn phòng bất cần rõ ràng đang đánh cắp của bạn thời gian, năng lượng, sự tập trung và cả tính sáng tạo (trang 183).

Hoặc nói cách khác là: “Sự bừa bộn hút sự sáng tạo và tập trung ra khỏi não bạn”. (To Do Doing Done, trang 92).

Thứ tư, bạn gần như sử dụng bàn làm việc mỗi ngày, vì thế việc quen với nó là không khó khăn gì. Thế nên ích lợi của bạn thì lớn mà nỗ lực bỏ ra không nhiều.

Thứ năm, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy thoải mái và hưng phấn hơn với công việc khi bạn hiểu cách sử dụng chiếc bàn của mình. Một chiếc bàn hiệu quả là cả một công trình nghệ thuật!

Ai cần phải làm điều này?

Không chỉ những người làm việc ở văn phòng, tôi thích cách mà tác giả David Ellen diễn tả điều này: “Một không gian làm việc hiệu quả là tối quan trọng. Nếu bạn chưa có một không gian làm việc chuyên biệt và gọn gàng, hãy kiếm một chỗ ngay đi. Điều đó áp dụng cho cả học sinh, các bà nội trợ và cả những người về hưu luôn. Mỗi người đều cần có một trung tâm làm việc để giải quyết những vấn đề khác trong cuộc sống. “(Làm được việc, trang 89)

Tôi đã thấy hững thú với vấn đề này nhiều năm về trước khi đang cố gắng áp dụng “Làm được việc”. Sau khi đưa hệ thống quản lý công việc vào guồng máy, tôi thấy rằng ta cũng nên sắp xếp những khía cạnh khác của công việc sao cho hiệu quả và trôi chảy nhất có thể.
Thế là tôi đọc thêm về thiết kế bàn làm việc, thử và thất bại vài lần đồng thời rút ra được một số nguyên tắc căn bản. (Sau đó tôi thực hiện tiếp kế hoạch này lên các gian phòng còn lai trong nhà để có thể giảm thiểu sự cản trở càng nhiều càng tốt – hơi kì phải không, tôi biết mà).

Tính linh động

Tôi không muốn nói với các bạn rằng chỉ có một cách duy nhất để thiết kế bàn làm việc cho đúng. Đôi khi bạn sẽ gặp phải những tình huống oái ăm khi sắp xếp bàn làm việc, ví dụ như một gian phòng với hình thù kì lạ hoặc thiết kế phòng không hợp lý. Và sở thích cá nhân của bạn cũng đóng vai trò quan trọng nữa.

Những vấn đề này thường dẫn đến kiểu chỉ dẫn là: “cứ làm sao bạn thấy hợp là được”. Hướng dẫn kiểu đấy thì cũng không có ích lợi gì. Câu trả lời mà tôi ngẫm ra đó là tôi cần phải nghĩ về chiếc bàn làm việc thật nhiều, nhiều hơn tôi muốn.

Vì thế cho dù sở thích và hoàn cảnh của mỗi người là khác nhau, vẫn có những nguyên tắc chung giúp bạn làm việc này hiệu quả hơn bình thường. Mấu chốt là bạn cần áp dụng những nguyên tắc này thuận theo sở thích và hoàn cảnh của bạn.

Tổng kết lại: Thiết kế bàn một cách hợp lý và sử dụng nó hiệu quả sẽ giảm đi cản trở trong công việc và khiến cho công việc của bạn trở nên dễ chịu hơn. Kết quả là bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn để thực sự giải quyết công việc, cho bạn sự hiệu quả vượt trội và khiến công việc không còn mấy nặng nhọc nữa. Và bạn cũng không có hàng chồng giấy tờ che hết mặt bạn mỗi ngày.

Xem thêm: Làm thế nào để sở hữu chiếc bàn làm việc hoàn hảo?