Nội dung chính:

Trong bài đầu tiên tôi đã giới thiệu: Làm thế nào để thiết kế bàn làm việc tối ưu, linh hoạt. Trước khi đi sâu vào việc đặt bàn làm việc ở đâu hay làm sao để sắp xếp mặt bàn và ngăn kéo cho hiệu quả, cùng với những cách bày biện hợp lý cho văn phòng, việc quan trọng trước tiên cần làm là ta cần đặt ra một số nguyên lý cơ bản.

Bàn làm việc của bạn cần giống như buồng lái

Đây có lẽ là nguyên lý chủ đạo của bài này. Bạn muốn bàn làm việc của bạn thật hiệu quả, một “căn cứ” vững chãi để giải quyết công việc. Vì thế, nó cần phải gọn gàng và tiện dụng. Bạn cần phải vận hành trơn tru và cắt bớt đi những vật cản. Tham khảo thêm những mẫu bàn làm việc tối ưu dành cho văn phòng tại danh mục: BÀN LÀM VIỆC VĂN PHÒNG.

Điều này có nghĩa là bạn cần phải có sẵn những thứ hay sử dụng trong tầm với và đủ diện tích bàn để xử lý công việc hay tổ chức họp hành (một cách tạm thời) (bạn sẽ dọn dẹp sau khi xong việc, chủ đề này sẽ được bàn sau).

Không gian trống là rất tốt. Đừng cố bày bừa đầy hết ra mặt bàn. Bàn làm việc là để làm việc, không phải là nơi chứa đồ. Vì thế hãy tối giản hóa những thứ bạn muốn đặt cố định trên bàn.

Làm vậy sẽ cho bạn khoảng không để bày ra một chút khi bạn thực sự giải quyết công việc, và nói thực nó cũng giúp bạn có không gian thở. Tránh việc bạn bị rối trí vì thấy tài liệu ngập đầu.

Xếp tất cả mọi thứ trên bàn vào các danh mục cụ thể

Tôi đã nói qua về cách làm sao hiểu được mục đích của những dụng cụ trên bàn trong bài viết thứ 2 của chuyên mục “Công cụ hiệu quả” và trong bài “Ghi chú về cách sắp xếp văn phòng”. Nhưng những bài trên đã được viết với mục đích làm tiền đề cho bài này, thông tin tôi cung cấp dưới đây sẽ đầy đủ chi tiết hơn.

Về cơ bản, kiến thức về những loại dụng cụ cần thiết ở bàn làm việc cho phép bạn sử dụng chúng hiệu quả hơn, đồng thời cải thiện không gian làm việc của bạn. Tôi tin như vậy sẽ thiết thực hơn nhiều so với những “Mẹo vặt để giữ bàn luôn sạch sẽ”. Mẹo vặt thường không giải quyết được cốt lõi của vấn đề, chúng chỉ là mẹo. Lời giải duy nhất là sự thấu hiểu vấn đề.

Có 2 loại đồ vật chính trên bàn của bạn: cố định và tạm thời. Đồ vật cố định bao gồm: công cụ, văn phòng phẩm, trang trí và tham khảo. Đồ vật tạm thời bao gồm: dữ liệu cần sử lý, lời nhắc và tài liệu hỗ trợ.

Chúng ta sẽ bàn về loại cố định trước:

Công cụ

Một số ví dụ của đồ vật cố định bao gồm: máy tính, bàn phím, chuột, hộp thư, và điện thoại. Như tôi đã nói trong bài “Sắp xếp góc làm việc”, chừng đó là đủ công cụ cho mặt bàn của bạn.

Ghim bấm, nhãn dán, băng dính và những thứ tương tự cũng là dụng cụ cần thiết, nhưng chúng thuộc về ngăn kéo (tôi cũng sẽ đề cập sau). Nguyên tắc là bạn chỉ để trên mặt bàn những thứ bạn dùng mỗi ngày.

Văn phòng phẩm

Một vài ví dụ về văn phòng phẩm bao gồm: bút, bút chì, kẹp giấy, dây thun. Bạn có thể coi chúng như là dụng cụ (bút chẳng hạn), nhưng chúng là văn phòng phẩm vì bạn cần bổ sung thường xuyên.

Vì thế, chỉ để trên bàn cho bạn đủ dùng. Những thứ dư ra thì nên cất vào kho, tủ hoặc kệ treo tường. Một lần nữa, nguyên lý cơ bản là giữ cho bàn của bạn như một buồng lái. Đủ dụng cụ cần thiết nhưng không bị thừa mứa. Đồ thừa sẽ khiến bàn làm việc của bạn bừa bộn và cản trở bạn giải quyết công việc một cách trôi chảy.

Tôi sẽ bàn về khu vực lưu trữ và cách sắp xếp ở cuối chuyên mục này. Những món đồ dùng ở bàn cũng sẽ được bàn sau ở mục “Bàn và Ngăn kéo” (ví dụ: giữ năm cây bút bên cạnh, 2 cây trên bàn và số còn lại trong ngăn kéo). Bạn có thể đọc thêm về chủ đề này ở bài: “Công cụ thiết yếu cần có và Đặt chúng ở đâu”.

Trang trí bàn làm việc

Những món đồ không phục vụ mục đích gì nhưng bạn vẫn muốn giữ bên cạnh sẽ rơi vào mục đồ trang trí. Trang trí là hạng mục thứ 3. Có đồ trang trí cũng tốt thôi nhưng bạn muốn giữ nó ở một mức vừa phải nếu bạn không muốn bàn của mình bị cản trở. Lon nước ngọt rỗng không tính là đồ trang trí.

Tài liệu tham khảo

Hạng mục cuối cùng của đồ vật cố định là tài liệu tham khảo. Chúng không nên nằm trên mặt bàn mà thuộc về ngăn kéo hay kệ tủ.

Đồ vật tạm thời

Dữ liệu cần xử lý sẽ đi vào hộp thư của bạn. Đúng vậy, những tài liệu này sẽ luôn đi vào một chỗ cố định: hộp thư. Không nên bày bừa chúng ra hết mặt bàn.

Lời nhắc sẽ đi vào phầm mềm nhắc nhở của bạn, hoặc nếu bạn thích dùng giấy, hãy dùng một quyển lịch. Tài liệu hỗ trợ sẽ đi vào các bìa tài liệu. Nếu chúng quá lớn, đặt chúng là một chỗ riêng biệt, cách xa bàn làm việc. Và thực tế là phần lớn tài liệu hộ trợ thời nay đều là điện tử.

Lưu ý đặt lời nhắc và tài liệu hộ trở ra khỏi mặt bàn trừ khi bạn đang sử dụng chúng. Sẽ bàn thêm ở dưới.

Với kiến thức mới có về các loại vật phẩm trên bàn, hãy tự hỏi bản thân bạn có cần những đồ vật hiện tại đang có không? Và bạn đã sắp xếp chúng hợp lý chưa?

Nếu bạn thấy một món đồ nào đấy không rơi vào bất cứ hạng mục nào ở trên, có lẽ nó thuộc về hạng mục cuối cùng mà tôi chưa nói với bạn: rác. Một cây bút hỏng chẳng hạn. Dọn dẹp rác sẽ cho bạn thêm không gian trống để làm việc.

Với những thứ cần thiết, việc hiểu được chúng thuộc về thể loại nào cũng bạn quyết định nên đặt chúng xa hay gần. Những dụng cụ dùng hàng ngày thì sẽ thuộc về mặt bàn, số còn lại thì trong ngăn kéo. Văn phòng phẩm cũng cần giữ quanh người, nhưng hãy xếp gọn vào ngăn kéo. Đồ dự trữ thì cất vào kho. Có một vài món đồ trang trí nhưng đừng quá bày bừa. Tài liệu tham khảo có thì tốt, nhưng chúng không nên nằm trên bàn của bạn.

Bàn là nơi làm việc, không phải là nơi chứa việc hay nhắc việc

Cũng bàn sâu hơn về những đồ vật tạm thời. Tôi thực ra cũng có ý định nói kĩ về vấn đề này trong mục sắp xếp bàn và ngăn kéo nên có lẽ nó sẽ hơi lặp lại, nhưng tôi cũng nghĩ là có một vài điểm quan trọng tôi cần đề cập ở đây.

Tôi có chỉ ra rằng lời nhắc thì đi vào lịch còn tài liệu hỗ trợ thì đi lên kệ hoặc ngăn tủ. Lý do là bàn làm việc là nơi để làm việc, không phải nơi chứa việc hay nhắc việc.

Nói cách khác, đừng quản lý tài liệu theo từng chồng, hãy quản lý chúng theo một danh sách. Vì thế đừng đặt hàng chồng tài liệu để nhắc rằng bạn có việc cần làm. Đó là nguyên do chính khiên bàn của bạn trở nên bừa bộn. Viết những việc cần làm ra một cái danh sách và cất tài liệu hỗ trợ vào xấp tài liệu chờ, vào ngăn kéo hoặc nếu chúng qua lớn, cất lên kệ sách.

Chỉ khi bạn đang giải quyết một hồ sơ, bạn mới nên bày ra tài liệu để làm việc (bạn có thể tìm thấy vài ví dụ trong bài: “Làm sao để giải quyết hộp thư”). Cố gắng giải quyết hết đồng tài liệu ấy trước khi bạn dọn dẹp ra về. Nếu không thể, bạn nên cất chúng đi hơn là để bày bừa ra.

Đây là mục tiêu duy nhất của một chiếc bàn: không gian làm việc. Mặt bàn là để giải quyết công việc bạn đang làm, không phải để chứa những công việc sẽ làm. Sử dụng mặt bàn để chất chứa công việc sẽ làm giảm khả năng giải quyết công việc của bạn. Và bạn sẽ luôn có một suy nghĩ tiêu cực: “Hồ sơ này đang cần giải quyết mà bạn vẫn chưa làm được”.

Cũng vì lí do này, bạn đừng ngại bày bừa tài liệu ra khi đang giải quyết công việc, đấy chính là mục đích khi bạn sử dụng bàn. Nhưng làm xong việc hãy cất chúng đi, đừng để chật bàn.
(Những nguyên tắc này cũng có thể áp dụng với dữ liệu điện tử, với một số thay đổi nhỏ. Bạn có thể đọc thêm một chút trong bài viết về email của tôi: “Làm thế nào sạch trơn inbox mỗi ngày.”

Tất cả dữ liệu đến với bạn hoặc là rác, hoặc là thông tin, hoặc công việc

Bàn thêm một chút về những mục nhỏ trong đồ vật tạm thời mà thuộc về giữ liệu cần xử lí. Dữ liệu sẽ rơi vào 3 dạng sau đây:

Rác
Thông tin
Công việc

Chia ra thế này sẽ dễ dàng kiểm soát hơn. Nếu nó là rác, hãy vứt luôn vào thùng rác. Nếu nó là thông tin, thì hãy đọc rồi vứt đi. Nếu bạn muốn giữ lại, thì hãy đọc rồi phân loại nó (về vấn đề phân loại, tôi sẽ bàn vào một ngày khác). Đừng giữ nó ở trên bàn. Phân loại, cất đi. Đừng để đống rác sinh sôi.

Nếu nó là công việc cần làm, hãy làm luôn trong vòng 2 phút. Nếu nó cần nhiều hơn 2 phút, hãy ghi nó vào danh sách cần làm (nếu bạn không có một danh sách việc làm, hay không biết dùng chúng thế nào cho hợp lý, tôi biết bạn cũng cần một chuyên đề về vấn đề này luôn).

Sau khi xử lý xong, nếu bạn vẫn cần món đồ đó, hãy cất nó vào tài liệu hỗ trợ như đã nói ở trên. Đồng thời hãy ghi chú về món đồ đó trong danh sách việc làm để nhớ đem nó ra khi cần thiết.

Với những bước này, bạn sẽ có khả năng xử lý luồng hồ sơ tràn đến bạn mà không cần biết bàn của mình thành một cái kho chứa những việc cần làm.

Tạo dựng trung tâm làm việc

Vì bàn là nơi làm việc, bạn cần thiết kế cấu trúc và “dòng chảy” của nó để phục vụ điều này. Để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả nhất, bạn nên nghĩ rằng mình đang thiết kế một trung tâm.

Tôi sẽ nói về vấn đề này nhiều hơn, trong bài viết về làm thế nào để sắp xếp mặt bàn làm việc. Còn bây giờ, tôi chỉ muốn tiết lộ rằng bạn cần phải thiết kế ngăn kéo, mặt bàn, tủ tài liệu như những trung tâm đặc dụng.
Trên mặt bàn, những trung tâm quan trọng sẽ bao gồm: điện thoai, máy tính, và không gian làm việc. Ngoài ra, cũng có vài nguyên tắc giúp bạn làm thế nào để sắp xếp từng “trung tâm” một cách hiệu quả nhất.

Trong ngăn kéo sẽ gồm những trung tâm: ghi và viết, thư từ tài chính, phân loại và kẹp/đóng hồ sơ. Trong ngăn hồ sơ, những phần chính sẽ gồm: hồ sơ chờ, kế hoạch, hành chính, tham khảo và tư liệu.

Sử dụng P-L-A-C-E để sắp xếp đồ thông minh hơn

P-L-A-C-E khởi nguồn trong quyển: “Sắp xếp cho kẻ ngốc” (một cuốn sách rất hữu ích đấy), là một phương pháp rất hiệu quả để sắp xếp đồ đạc. Đây là một phương pháp đại trà có thể áp dụng trong việc sắp xếp bàn và không gian làm việc của bạn.

Tôi sẽ nói rõ hơn khi ta đi sâu vào vấn đề sắp xếp và thiết kế bàn làm việc và ngăn kéo tủ. Ở đây tôi chỉ nói sơ qua thôi:

P urge (thanh lý): Bỏ hết những thứ không cần thiết, nhất là bút hỏng.
L ike with like (giống thì để chung). Tức là bạn nên nhóm các thứ giống nhau lại với nhau, giống như hồi học tiếng Anh cấp 3 vậy. Thực sự đây là nguyên tắc để sắp xếp bất kì thứ gì.
A cess (tiếp cận): Sau khi đã nhóm chúng vào thành từng nhóm, bạn cần sắp xếp chúng phù hợp với nhu cầu của bạn. Đây là lý do vì sao đồ dự trữ sẽ đi vào kho hoặc những chỗ khác cách xa bàn của bạn, chứ không nên nằm trong ngăn kéo. Bạn không muốn những món đồ không cần thiết ngăn cản bạn tiếp cận những món đồ quan trọng hơn.
C ontain (Ngăn nắp): Đừng để đồ đạc bừa hết ra. Sử dụng ngăn kéo tủ và những loại vật chứa khác khi cần thiết.
E valuate (đánh giá): Sau khi sắp đặt xong, hãy dừng lại và đánh giá xem bạn có ưng ý không, đảm bảo là nó tiện dụng cho bạn. Thay đổi nếu cần thiết.

Có những hệ thống tương đồng ở cả cơ quan và ở nhà

David Allen đã đúng khi nói: “Đừng coi thường chỗ làm việc ở nhà của bạn. Việc có một không gian làm việc ở nhà tương đồng với ở cơ quan là vô cùng thiết thực”.

Có 2 điểm chính ở đây. Một là, phần lớn mọi người sử lý mọi việc rất tốt ở cơ quan nhưng lại không áp dụng nó khi ở nhà. Hãy gọn gàng và hiệu quả ở cả cơ quan lẫn trong nhà. Đừng nghĩ rằng bạn đã thoát khỏi mọi nghĩa vụ khi ở nhà (tôi muốn nói cả việc sử lý công việc hiệu quả lẫn xây dựng một mối quan hệ vững chãi).

Tôi thích cách David Allen nói về tầm quan trọng của việc sắp xếp văn phòng ở cả 2 nơi: “Nhiều đồng nghiệp của tôi thường thấy ngượng về độ bừa bãi ở nhà của họ, trái hẳn với sự gọn gàng ở cơ quan. Họ đã gặt hái nhiều lợi ích to lớn từ việc sắp xếp, thiết kế nhà và văn phòng một cách tương đồng. Nếu bạn thấy mình giống như vậy, bạn nên thử dành ra một cuối tuần để sắp xếp góc làm việc ở nhà. Bạn sẽ thấy cả một cuộc cách mạng trong việc sắp xếp cuộc sống luôn đấy”.

Điểm thứ 2 là, hệ thống ở nhà cần phải thật giống với ở cơ quan. Như thế sẽ dễ hơn cho bạn, vì bạn không cần phải học thêm một thói quen làm việc mới khi thay đổi giữa làm việc ở nhà và ở văn phòng.

Ví dụ, laptop của tôi ở cùng một chỗ trên bàn, hộp thư cũng vậy. Các ngăn kéo tủ ở cùng vị trí và chứa những thứ giống nhau (với một số ngoại lệ vì có những thứ tôi cần ở trên cơ quan nhưng lại không cần ở nhà. Ngoài ra cũng có những cấu trúc cố định khác nhau mà không dễ dàng thay đổi). Vì thế tôi có một nhịp điệu làm việc giống nhau ở mọi nơi, bên trái là để đồ mới, bên phải là để đem đi đâu đó….

Có một bộ phận di động

Cuối cùng là, bạn không làm việc ở duy nhất hai nơi là nhà và cơ quan, vì thế hãy có một bộ phận di động.
Bộ phận di động về cơ bản là một cái vali chứa laptop của bạn (Tôi sẽ đăng bài về làm sao để sắp xếp vali một cách hợp lý sau). David Allen nói về tầm quan trọng của việc này như sau: “Nhiều người đánh mất cơ hội để làm việc hiệu quả vì họ không được trang bị đầy đủ để nắm bắt cơ hội làm việc trong khoảng thời gian di chuyển, hoặc khi họ ở một môi trường xa lạ. Sự kết hợp giữa phong cách sử lý gọn gàng, công cụ cần thiết, và sự tương đồng giữa hệ thống làm việc ở nhà và ở chỗ làm có thể khiến du lịch cũng trở thành đòn bảy tốt để giải quyết cong việc”.

Thế là chúng ta đã có những nguyên tắc cơ bản về việc làm thế nào để bàn làm việc và không gian văn phòng nói chung. Giờ chúng ta sẽ áp dụng chúng vào việc sắp xếp bàn làm việc, ngăn kéo tủ và phần còn lại của văn phòng.

XEM THÊM: CÁC MẪU BÀN LÀM VIỆC ĐẸP, GIÁ RẺ TẠI NỘI THẤT ĐỨC KHANG