Đặt gì trên bàn làm việc và dùng sao cho đúng?

Khi nói đến mặt bàn, có ba điều chúng ta cần biết: các vật dụng cần có trên mặt bàn của bạn, cách sắp xếp chúng và sử dụng mặt bàn sao cho hợp lý.

Bài viết cùng chủ đề:

• Làm thế nào để thiết kế bàn làm việc – Phần giới thiệu
• Làm thế nào để thiết kế bàn của bạn – Những nguyên lý căn bản
• 4 cách để thiết lập chiếc bàn làm việc của bạn
• Đặt bàn làm việc sao cho đúng?

Nên đặt gì trên bàn làm việc của bạn?

Như đã nói từ trước, nguyên tắc bố trí cơ bản là giảm thiểu số lượng các vật dụng bạn để trên bàn làm việc. Sự đơn giản là chủ chốt ở đây. Nó sẽ làm cho mặt bàn có vẻ ít lộn xộn hơn và giúp bạn làm mọi việc theo quy trình mượt mà hơn, vì mặt bàn trống trải sẽ khiến bạn dễ nhìn hơn.

Cách tốt nhất để giữ mọi thứ tối giản là chỉ cần để đồ của bạn cố định một chỗ trên bàn nếu bạn sử dụng nó nhiều hơn 1 lần mỗi ngày. Và nếu như món đồ đó có thể để vừa trong ngăn kéo thì bạn nên cất nó vào.

Ví dụ, trừ khi bạn vô cùng yêu thích cái bấm ghim, nếu không bạn nên cất nó vào ngăn kéo. Tương tự với những vật không nên sắp xếp trên bàn. Nhiều bút bi và bút chì là không cần thiết. Nếu bạn quá thích chúng thì cũng được, nhưng hiệu quả nhất ta chỉ nên để một cây bút bi và bút chì thường (hoặc dạng bấm) nằm trên bàn, còn lại cất vào ngăn kéo. Tham khảo các mẫu bàn làm việc với kích thước chuẩn tại: BÀN LÀM VIỆC VĂN PHÒNG.

Những thứ chính bạn cần có trên bàn là:

1. Màn hình máy tính rời (bạn có thể kết nối máy tính xách tay với nó để có thêm một màn hình nữa)
2. Chuột và bàn phím
3. Giá đỡ máy tính xách tay (nó sẽ ở độ cao ngang với màn hình ngoài của bạn)
4. Tệp giấy nhớ
5. Bút bi và bút chì (nằm trên mặt bàn tốt hơn là trong lọ đựng bút)
6. Hộp thư (…)

Một số thứ sau bạn có thể giúp ích thêm cho bạn:

1. Đồ sạc IPhone hoặc IPod (nếu bạn dùng chúng)
2. Đèn bàn (nếu cần)
3. Điện thoại (dạng có dây, phải có nó nơi làm việc nhưng không bắt bắt buộc khi ở nhà bạn có thể dùng điện thoại di động)
4. Máy in (nếu phòng của bạn đủ lớn)
5. Đồ trang trí (đừng trang trí quá diêm dúa, nếu bạn có hẳn một văn phòng, những tấm ảnh có thể để trên kệ thay vì trên bàn)
6. Những thứ cần thiết cho chuyên ngành của bạn (nhưng nhớ giữ chúng ở số lượng tối thiểu!). Chẳng hạn như, tôi có một bộ phát wifi và đặt nó ngay sau màn hình máy tính, …. và tôi có thể dễ dàng thao tác nó khi mạng internet có vấn đề gì đó ( Tuy nhiên thì sắp tới tôi sẽ mang nó ra phòng khác để tối giản hoá bàn làm việc của tôi hơn nữa)

Ngoài ra, hãy cẩn thận. Ta dễ ngộ nhận về việc thêm vào thứ này thứ kia, nhưng cuối cùng nó lại làm cái bàn trở thành một đống lộn xộn và giảm năng suất lao động của bạn.
Dưới đây là một vài chi tiết về những vật dụng được đề cập ở trên.

Trước tiên, bạn nên nối máy tính xách tay của mình với một cái màn hình bên ngoài để có thể làm việc trên một màn hình to hơn. Màn hình máy tính xách tay sẽ trở thành màn hình thứ hai, nó dẫn đến sự gia tăng đáng kể diện tích màn hình bạn có thể dùng. Điều này khá quan trọng vì cách tốt nhất để tăng năng suất lao động văn phòng là tăng kích thước màn hình. (Vì vậy, nên bạn nên sở hữu màn hình lớn nhất có thể.)

Thứ hai, bạn cũng nên có một chân đế cho máy tính xách tay để nâng độ cao của nó bằng với màn hình máy tính lớn. Nhiều loại còn giúp máy tính có thêm cổng USB.

Thứ ba, một bộ đốc sạc cho chiếc iPhone của bạn cũng cần thiết, bới vì nó giúp bạn tiết kiệm thời gian khá nhiều.

Thứ tư, bạn cũng có thể tiết kiệm kha khá thời gian khi có một cái máy in nhỏ ngay bàn làm việc của bạn vì không cần phải đi tới máy in chủ trong công ty mỗi lần bạn muốn in cái gì đó. Nhưng có thể bạn không cần in ấn quá nhiều thì việc nó làm mất đi một khoảng không gian trên bàn của bạn cũng không đáng cho lắm.

Sắp xếp các đồ vật trên mặt bàn sao cho hợp lý?

Tôi nhận thấy cách sắp xếp tốt nhất là màn hình máy tính ngay trước mặt tôi (điều này gần như là việc đương nhiên với tất cả mọi người) và mọi thứ khác sẽ nằm ở bên trái. Điều này bắt nguồn từ một vài yếu tố.

Đầu tiên, hộp thư sẽ ở bên trái vì mô hình luồng công việc “từ trái sang phải". ( Những thứ mới tiếp nhận sẽ ở bên trái, bạn giải quyết những gì ở ngay trước mặt bạn và những thứ giải quyết xong sẽ ở bên phải.)

Thứ hai, điện thoại ở bên ngược lại với tay thuận của bạn (nếu bạn thuận tay phải thì để điện thoại bên trái) vì bạn sẽ rảnh tay thuận khi bấm gọi số hoặc viết lại gì đó khi đang gọi điện thoại. Và bạn cũng không bị vướng dây điện thoại trước mặt khi đang gọi (Nếu bạn thuận tay trái thì sẽ hơi bất lợi, nhưng bạn cũng có thể làm quen với việc mọi thứ sẽ nằm bên đó).

Thứ ba, đặt hộp thư và các tệp giấy ghi nhớ của bạn ở bên trái, vì tất cả giấy note bạn viết cũng là thứ mới tiếp nhận vậy nên cũng sẽ xếp cùng vào hộp thư đến nếu bạn không xử lý chúng ngay. Và vì các tệp giấy nằm bên trái nên sẽ hợp lý nếu như bạn để bút chì và bút bi ngay kế bên.

Và miễn là những vật dụng được liệt kê đó nằm ở bên trái thì bàn để mọi thứ còn lại cũng ở bên trái. Ngoài ra thì việc để trống bên phải cũng quan trọng vì bạn sẽ tiếp mọi người ở chỗ đó.

Vậy tóm tắt lại, mọi thứ ở bên trái và để trống bên phải. Thế nên, vị trí của bàn làm việc phải nằm ở chỗ mà mọi người có thể đi qua phía bên phải của nó. (đã được khái quát trong bài viết trước).

Trình tự các vật dụng của tôi như sau: màn hình máy tính ngay trước mặt tôi. Ngay bên dưới nó là đốc sạc iPhone, và bàn phím cùng chuột nằm đằng trước. Đằng sau màn hình là bộ định tuyến và phát wifi. Phía bên trái màn hình là máy tính xách tay và chân đế. Bên trái nó nữa là tệp giấy, bút bi và bút chì (khi không dùng đến). Trên công ty thì bên trái nữa là điện thoại của tôi, nhưng khi ở nhà thì tôi không để điện thoại trên bàn nên chỗ đó sẽ là hộp thư (ở công ty thì hộp thư sẽ nằm ngay bên trái điện thoại).

Trên công ty, bên phải hộp thư tôi thường để vài bức ảnh gia đình. Và ngoài cùng bên trái chữ U là máy in.

Ở nhà thì bên phải của hộp thư là cái đèn bàn và bên trái nữa mới đến máy in. Đây là trình tự sắp xếp ở nhà tôi (cái mà được các bạn thấy được nhắc đến rất nhiều):

Và đây là trình tự sắp xếp bàn làm việc trên công ty của tôi (cũng là cái được đề cập rất nhiều trong bài viết):

Sử dụng mặt bàn sao cho hợp lý?

Như tôi đã nói trong bài viết thứ hai của chuỗi bài này là mọi thứ trên bàn của bạn được chia làm hai loại: vật dụng lâu dài và vật dụng tạm thời. Vật dụng lâu dài bao gồm bốn thứ: thiết bị, vật tư, đồ trang trí và tài liệu tham khảo (thường thì tài liệu sẽ nằm trong ngăn kéo hoặc giá kệ hơn là nằm trên bàn). Vật dụng tạm thời gồm ba thứ đó là: những thứ tiếp nhận chờ xử lý, giấy nhắc việc và các dụng cụ hỗ trợ.

Những thứ dùng để thông báo đều rơi vào nhóm vật dụng tạm thời.

Nói cách khác, bạn không lưu trữ công việc trên bàn của bạn. Mặt bàn là nơi để bạn làm việc chứ không phải lưu trữ chúng.

Nằm trong nhóm vật dụng lâu dài là thiết bị để bạn làm việc. Các vật dụng có thể ở chỗ này chỗ kia trên bàn, nhưng không nên để như vậy lâu dài. Mọi thứ bạn cần nó ở gần thì nên xếp lại thành từng mục chứ không phải những đống hỗn độn trên mặt bàn.

Với tư duy vậy, đây là tóm tắt về quy trình bạn nên áp dụng khi sử dụng bàn làm việc.

Luồng công việc đi từ trái sang phải. Khi những thứ mới tiếp nhận tới, nó sẽ ở trong hộp thư ở bên trái. Và khi bạn xử lý chúng thì để ở giữa, ngay trước mặt bạn. Bất kì đống lộn xộn nào để bên phải bạn cũng nên được đem đi chỗ khác.

Nếu bạn có bàn chữ L hoặc chữ U thì bạn có thể dùng phần hình “L" của bàn để đặt các vật linh tinh. Nếu bàn hình chữ nhật, thì bạn cũng có thể đặt chúng xuống đất. Và nếu bàn xếp kiểu song song thì để chúng ngay ở vật đằng sau bạn.

Nếu bạn cần gom mọi thứ lại thành một đống thì bạn có thể xếp chúng theo từng mục (những thứ để đọc, những thứ cần ghi chú vào danh sách công việc, v.v.,), và tốt nhất bạn nên để chúng vào bên trái. Như tôi nói từ trước, dòng công việc nên được kết thúc với những thứ ở bên phải chứ không để xung quanh.

Xử lý hộp thư của bạn, đương nhiên đây chỉ là một thứ trong công việc, và bạn luôn cố gắng để nó không mất nhiều thời gian. Khi bạn đang làm những việc khác thì bên trái và bên phải của bạn sẽ giúp bạn để tài liệu tham khảo và các công cụ hỗ trợ.

Tuy nhiên không có một quy tắc nào cố định cho việc bạn nên để những thứ gì, và để ở đâu trên bàn làm việc. Bạn có thể để những đồ vật bạn xem là cần thiết ở bất kì đâu thuận tiện cho bạn tại thời điểm đó. Những lời khuyên trên đây chỉ nhằm mục đích giữ cho bàn của bạn gọn gàng và nó có thể thực hiện được ngay cả khi bạn đang làm việc. Và khi bạn đang làm dở một công việc gì đó nhưng sẽ ngừng lại một thời gian, thì bạn nên đem cái tài liệu tham khảo ra chỗ khác và các dụng cụ hỗ trợ được gom lại từng mục, điều này sẽ giữ cho bàn của bạn luôn gọn gàng cho dù bạn làm bất cứ điều gì tiếp theo.

Xem thêm: 10 loại cây để bàn làm việc hợp phong thủy