Nên đặt gì vào ngăn kéo và dùng chúng như thế nào?

Nên đặt gì vào ngăn kéo và dùng chúng như thế nào? Về ngăn kéo bàn, tôi khuyên bạn nên có 2 tủ 3 ngăn ở góc làm việc. Loại tủ 3 ngăn này có 2 ngăn cỡ vừa và ở trên mà một ngăn cỡ lớn ở dưới. Nếu bạn chỉ có một cái thì cũng có thể đủ dùng nhưng tôi khuyên bạn nên có cả 2, mỗi cái 1 bên.

Dưới đây là gợi ý về cách để sắp xếp tủ ngăn kéo.

Bốn ngăn kéo chính:

Dĩ nhiên là có vô số cách để sắp xếp tủ ngăn kéo của bạn. Nhưng bỏ qua sự khác biệt đó, thường thì ta có 5 mục tiêu chính mà ngăn kéo cần phải đáp ứng được. Tôi thấy tiện nhất là sắp đặt sao cho mỗi ngăn kéo phục vụ một trong các mục tiêu ấy:

Và đây là 5 mục tiêu mà bạn cần đặt ra cho bàn của bạn:

1. Ngăn đựng ví và chìa khóa.
2. Ngăn đựng bút, bút chì và các vật dụng văn phòng phẩm nói chung.
3. Ngăn để tem dán (tên)
4. Ngăn thư từ, hóa đơn.
5. Ngăn hồ sơ (hồ sơ phụ hoặc đang giải quyết).

Bạn có thể giảm số ngăn xuống tùy vào ý thích, tuỳ vào yêu cầu công việc hay sự hạn chế về không gian. Trong bài viết “Những công cụ hiệu quả được khuyên dùng”, tôi có nói về 2 trong những ngăn kéo này. Bài viết này sẽ làm rõ thêm những chi tiết quan trọng. Tuy vậy, hãy thu gọn (hay mở rộng) số ngăn kéo sao cho phù hợp với bạn nhất. Mời bạn tham khảo thêm các mẫu hộc dành cho văn phòng tại: HỘC DI ĐỘNG.

Ngăn đựng ví và chìa khóa

Khi bạn tới chỗ làm, bạn cần một nơi để cất ví và chìa khóa (ít nhất là cho cánh đàn ông, không thích nhét chúng vào túi quần). Dùng ngăn bàn bạn thấy tiện nhất vì bạn sẽ sử dụng ngăn này nhiều đấy.

Rõ ràng là ví và chìa khóa sẽ không chiếm hết một ngăn kéo. Vì thế tôi chia ngăn này ra làm ba ngăn nhỏ với nhưng thanh ngăn đi kèm với cái bàn. Ví và chìa khóa sẽ nằm ngoài cùng, khu giữa tôi để một hộp khăn giấy còn ngăn trong cùng thuộc về nhưng đồ vật tạm thời mà tôi cần lưu giữ.

Ngăn đựng bút, bút chì và các vật dụng văn phòng phẩm nói chung

Tôi đã nói qua về ngăn bàn này trong chuyên mục Những công cụ hiệu quả được khuyên dùng (Trong chuyên mục ấy tôi cũng đã bao quát qua những loại bút và các vật dụng hiệu quả khác).

Mục đích chính của ngăn kéo này là chuẩn bị sẵn sàng các loại bút cho bạn. Ngoài ra, tôi cũng khuyến khích bạn nên có: bút chì dự phòng, kẹp giấy, kéo, dao rọc giấy và một tập giấy ghi chú. Bạn có thể cũng cần giây thun, keo dán, giây kẽm để buộc giây điện, danh thiếp, thuốc đau đầu và một vài thứ gì đấy để vừa ngăn kéo mà bạn thấy hữu dụng (ví dụ như bút viết bảng, thước kẻ… ).

Ở chỗ làm của tôi, ngăn giữa được thiết kế làm ngăn đựng bút nên tôi dùng đúng như thế luôn. Còn ở nhà thì tôi chọn ngăn đầu tiên bên phải cho mục đích này.

Ngăn để tem dán tên:

Đây là ngăn bạn đựng các loại tem để dán tên cho các tập hồ sơ (tôi cũng nói về điều này trong bài thứ 2 của chuyên mục dụng cụ hiệu quả). Ngoài tem dán, ngăn này cũng cho phép bạn đựng đồ dập ghim, gỡ ghim và băng dính. Tôi cũng tận dụng tủ này để đựng đĩa trắng, hộp đĩa và một chiếc khăn vải để lau màn hình. Ngăn này là ngăn thứ 2 bên phải của tôi, cả ở nhà lẫn ở cơ quan.

Ngăn thư từ.

Đây là ngăn cần thiết ở nhà nhưng không cần lắm ở cơ quan. Nó chứa tất cả vật dụng bạn cần để theo dõi tài chính của bản thân. Có thể bao gồm: sổ thu chi, chi phiếu, hóa đơn, phong bì, chìa khóa dự phòng, tem dán địa chỉ và tem

Mặc dù phần lớn hóa đơn của tôi được trả qua mạng, vẫn có một số thứ mà tốt nhất là được làm bằng tay. Vì thế bạn vẫn cần tem, phong bì và tem địa chỉ (để bạn không phải tự tay viết địa chỉ của từng lá thư một). Bỏ qua việc trả hóa đơn, bạn sẽ luôn cần những con tem ở bên cạnh, dù cho thư tay đã không còn mấy phổ biết nữa. Ngăn này sẽ đáp ứng tất cả những yêu cầu trên.

Ngăn hồ sơ

Bạn sẽ muốn giữ hầu hết những hồ sơ đang giải quyết ở bàn làm việc của bạn, và ngăn kéo trong phần lớn các tủ đáp ứng rất tốt cho nhu cầu này. Lưu giữ hồ sơ ở đây bao gồm cả hồ sơ phụ và hồ sơ đang được giải quyết. Thường thì một ngăn kéo là đủ cho việc này, tôi thì dùng ngăn bên phải.

Hồ sơ phụ là những tài liệu liên quan đến công việc thường nhật của công ty. Ở nhà, hồ sơ phụ của tôi gồm có: hóa đơn cần trả, ghi chú cần nhập, hóa đơn cần nhập, thu chi khác cần nhập, giấy hẹn, việc cần bàn, việc đang đợi và nội quy.

Ví dụ khi tôi nhận được một hóa đơn cần phải trả, nó đi vào tập “hóa đơn cần trả”. Trong lịch của tôi, cứ mỗi hai tuần tôi sẽ trả nhưng hóa đơn không được trả tự động, và lúc đó tôi sẽ giải quyết tất cả những hóa đơn trong tập hồ sơ nói trên. Bằng cách này tôi không phải bận tâm đến chúng và vẫn giải quyết đúng hẹn.

Khi tôi mua thứ gì đó mà Quicken không phân rõ chủng loại, tôi viết vào “hóa đơn cần nhập” và tôi phân loại nó sau khi tôi viết lại thu chi trên Quicken (cũng được làm định kì). Thông báo của ngân hàng cũng tương tự, được ghi vào “những thu chi khác”, và sẽ được sử lý khi tôi dùng Quicken. Nếu tôi nhận được vé đi đâu đấy (hiếm nhưng cũng có một đôi lần), nó đi vào tập “giấy hẹn”. Hồ sơ cần thiết cho những buổi họp sẽ đi vào “việc cần bàn”. Tập “nội quy” quy định những thứ mà bọn trẻ nhà tôi được phép làm để tôi có thể tiện tay lấy một bản khi cần.

Đằng sau nhưng hồ sơ trên là hồ sơ tôi đang giải quyết, đó là những tài liệu, thông tin liên quan đến kế hoạch đang trong tiến trình.

Ngăn phụ

Đã nói qua về những ngăn quan trọng nhất, dưới đây là một số loại ngăn tủ khác mà tôi thấy cũng hữu dụng:
1. Ngăn đựng dây sạc
2. Ngăn tài liệu phụ
3. Ngăn đựng những vật dụng khác.

Ngăn đựng dây sạc

Có một ngăn đựng tất cả các dây sạc của bạn cũng khá hữu ích. Ngăn sạc của tôi nằm ở tủ bên trái của bàn làm việc ở nhà. Nó chứa dây sạc Iphone, sạc laptop, sạc camera, sạc máy quay, và nhiều loại dây khác.

Ngăn tài liệu phụ

Nếu bạn có 2 tủ chứa đồ, tủ tài liệu dư ra của bạn nên dùng để chứa những bìa tài liệu trống. Khi cần soạn một tập hồ sơ mới, bạn chỉ cần rút một bìa trống này ra, dán nhãn rồi đặt vào tập hồ sơ kế hoạch của bạn (nếu nó là hồ sơ kế hoạch) hoặc để vào tập hồ sơ chính nếu nó là tài liệu điều hành hoặc tham khảo.

Nếu bạn không có tủ dư ra thì bạn có thể đặt những bìa tài liệu trống này phía sau hồ sơ phụ và hồ sơ kế hoạch của bạn.

Những vật dụng khác

Một trong những ngăn tủ bên trái ở nhà của tôi được dùng để chứa giấy in và kẹp giấy cứng. Tôi cũng có dự trữ giấy in trong nhà nhưng sắp xếp kiểu này khiến xung quanh tôi luôn có giấy nháp khi cần.

Bạn có thể có bất kì loại ngăn kéo nào cho đồ dùng của bạn. Chìa khóa ở đây là bạn phải nghĩ ra một mục tiêu cho ngăn tủ ấy, không nên cứ vứt bừa cái gì vừa vào cũng được. Đấy không phải là lý do chính đáng để có một ngăn tủ toàn rác.

Làm sao để sử dụng ngăn tủ của bạn hiệu quả?

Cất trong ngăn tủ của bạn những vật dụng thật cần thiết, với số lượng vừa đủ dùng. Những vật dụng thừa ra nên ở cất ở kho chứa hơn là bàn làm việc của bạn. Tôi sẽ nói rõ hơn trong những bài sau của chuyên mục này về cách làm sao sắp đặt phần còn lại của phòng làm việc.

Ví dụ, bạn chỉ cần cất trong ngăn tủ của mình 5 cây bút. Nếu bạn mua một hộp bút có 15 cây, đặt phần còn lại vào kho chứa sẽ hay hơn là nhét đầy hết ngăn tủ với đống bút của bạn. Khi bạn thấy sắp hết bút, chỉ cần tới kho chứa và lấy vài cây cất vào tủ lại. Tương tự, bạn không cần cả ngàn cái kẹp giấy trên bàn. Chỉ cất những thứ bạn cần ở trong ngăn bàn thôi, phần còn lại hãy cất vào kho chứa.

Điều này sẽ giúp bạn giữ bàn làm việc như một buồng lái, gọn, sạch và hiệu quả. Nó có tất cả những gì bạn cần và không có một mớ các đồ vật linh tinh cản trở công việc của bạn.

Mua tủ tài liệu Hòa Phát

Bài viết cùng chủ đề cách sắp xếp và tối ưu bàn làm việc:

• Làm thế nào để thiết kế bàn làm việc – Phần giới thiệu
• Làm thế nào để thiết kế bàn của bạn – Những nguyên lý căn bản
• 4 cách để thiết lập chiếc bàn làm việc của bạn
• Đặt bàn làm việc sao cho đúng?