Phần cuối cùng: Làm sao để thiết kế phòng làm việc của bạn?

Sau khi bàn xong về những cách sắp xếp bàn làm việc của bạn, giờ là lúc kết thúc chuyên mục này và xem xét phần còn lại của gian phòng.

(Ghi chú: phần này đúng ra tôi định để là phần thứ 3 của chuyên mục vì tôi nghĩ sẽ tiện hơn nếu bạn có cái nhìn tổng quát trước khi đi vào chi tiết. Nhưng nếu vậy nó sẽ ngắt mạch chảy của chủ đề nên bài này được làm thành bài cuối để kết thúc chuyên mục.)

Bài viết cùng chủ đề cách sắp xếp và tối ưu bàn làm việc:

• Làm thế nào để thiết kế bàn làm việc – Phần giới thiệu
• Làm thế nào để thiết kế bàn của bạn – Những nguyên lý căn bản
• 4 cách để thiết lập chiếc bàn làm việc của bạn
• Đặt bàn làm việc sao cho đúng?
• Nên đặt gì vào ngăn kéo và dùng chúng như thế nào?

Những thành phần của một văn phòng

Một văn phòng sẽ bao gồm 6 thành phần:
1. Bàn làm việc, dĩ nhiên rồi.
2. Khu vực tham khảo
3. Khu vực lưu trữ.
4. Kệ tài liệu
5. Khu tiếp khách
6. Khu vực động não
7. Khu vực thư giãn (nếu cần).

Nói cách khác, bạn cần một chỗ để làm việc (cái bàn), một khu để chứa tài liệu tham khảo, một không gian chứa văn phòng phẩm dự phòng, một nơi tiếp khách và có thể là một góc để nghỉ ngơi.

Bàn làm việc

Đây là chủ đề mà chúng ta đã bàn kĩ qua những bài trước nên tôi sẽ không nói sâu về vấn đề này ở đây. Tuy nhiên với bức tranh toàn cảnh mà tôi vẽ ra ở đây, hi vọng bạn sẽ có thêm một cái nhìn sâu hơn về những điều chúng ta đã thảo luận, nhất là về việc quy hoạch không gian cho bàn làm việc.

Khu vực tham khảo

Khu vực tham khảo là nơi bạn cất sách, tập tài liệu và bất cứ cái gì lớn tới mức cần cất lên kệ. Thường thì khu vực tham khảo sẽ là kệ sách hoặc tủ đựng tài liệu.

Kệ sách thì thường được kê sát tường, đây là cách tôi làm ở cơ quan:

Phần lớn sách của tôi được cất ở nhà nên tôi cần một cái kệ lớn hơn nhiều:

Về tài liệu, bàn làm việc của bạn thường có một ngăn chứa cho việc này. Tôi khuyên bạn nên có ít nhất là 2 ngăn tài liệu, thậm chí là 3 ngăn. Làm như vậy cho bạn thoải mái không gian để cất tài liệu mà không cần phải bày ra thêm một ngăn nào đó trong phòng.

Ở cơ quan, tôi có thể làm được điều này và cất tất cả tài liệu trong ngăn kéo ở bàn làm việc:

Nhưng ở nhà thì không được vì bàn của tôi không có đủ ngăn kéo. Vậy nên tôi sắm 2 cái tủ tài liệu 4 ngăn và xếp nó vào góc phòng.

Khu vực lưu trữ

Như đã nói ở bài trước, bạn nên giữ ở bàn những dụng cụ cần thiết cho công việc, những thứ thừa ra thì nên cất ở khu vực lưu trữ.

Làm thế nào để sử dụng khu lưu trữ/kho?

Ví dụ, bạn để ghim bấm trong đồ dập ghim nhưng hộp ghim dự phòng thì nên cất trong kho. Giữ khoảng 5 cây bút ở trong ngăn tủ (và một ở trên bàn), những cây thừa ra thì nên cất đi. Kẹp giấy nên để vài cái trong ngăn bàn, nếu bạn thấy nó không được gọn gàng lắm thì hãy cất chỗ còn lại vào trong kho.

Đâu sẽ là khu vực lưu trữ?

Bạn có thể tận dụng một cái kệ cao hoặc tủ quần áo để làm kho lưu trữ. Phần lớn văn phòng làm việc không có tủ quần áo (đương nhiên rồi vì nếu có sẽ kì lắm). Tuy nhiên, tủ, kệ treo tường thì lại khá phổ biến và bạn có thể sử dụng chúng làm kho nếu văn vòng của bạn có một cái. Tôi làm đúng như vậy với cái kệ treo tường trong văn phòng của tôi:

Bên trái của cái kệ là nơi tôi cất văn phòng phẩm dự phòng, bên phải (không có trong hình) thì để trống để tôi dùng làm kệ tài liệu (sẽ bàn thêm sau).

Nếu bạn không có kệ treo tường, bạn có thể dùng một vài ngăn kéo bàn làm kho dự trữ. Bạn cần đảm bảo là những ngăn kéo này không bị lẫn lộn với những ngăn chứa đồ “đang dùng”. 
Phân biệt rõ giữa “đang dùng” và “dự phòng”.

Ở nhà, phòng làm việc của tôi là phòng ngủ phụ ở dưới tầng hầm. Phòng này có một cái tủ quần áo nên tôi dùng luôn làm kho chứa đồ.

Kho lưu trữ ở nhà của tôi đầy đủ hơn nhiều so với ở cơ quan. Vì ở cơ quan thường có những kho dự trữ chung cho cả văn phòng. Nếu cần, tôi chỉ cần ra đấy và lấy về những thứ mình cần mà không cần phải dự trữ quá nhiều thứ.

Tuy nhiên, bạn không nên quá phụ thuộc vào kho dự trữ chung. Ví dụ, bạn nên luôn có bút sẵn ở bàn để có được màu mực bạn muốn và luôn có thể tiện tay vớ một cái khi cần.

Cất gì ở khu vực lưu trữ?

Với kho lưu trữ ở nhà, tôi cất văn phòng phẩm dự trữ cùng dụng cụ ít dùng. Tôi cũng cất các loại sách báo giấy tờ hành chính mà tôi không muốn ở trên bàn. Văn phòng phẩm dự trữ tôi cất trong tủ kéo nhựa như hình dưới đây:

Đồ dự trữ bao gồm: kẹp giấy, phong bì, nhãn dán, giấy gói, sổ ghi chú (tôi luôn có một quyển sổ dự phòng những lúc tôi dùng hết quyển sổ cũ, cùng vài quyển sổ khác loại). Bút, bút chì, mực in, kim bấm, băng dính, keo dán, dây buộc hộp đĩa, giấy in và bìa đựng hồ sơ. Nhắc lại lần nữa, tất cả những vật dụng kể trên là đồ dự phòng, những thứ đang dùng thì tôi cất ở bàn.

Ví dụ, trong máy in của tôi luôn có mực in và giấy in. Đó là “đang dùng”. Nhưng tôi cũng có sẵn một bộ dự phòng trong tủ để khi máy in hết mực, tôi không phải ngay lập tức chạy đi mua. Tôi chỉ cần lấy hộp mực dự phòng thay vào, rồi viết vào danh sách đồ cần mua để bổ sung khi tôi đi siêu thị lần tiếp theo. Nguyên tắc là luôn giữ một bộ dự phòng để bạn không bao giờ thiếu đồ vào lúc cần thiết. Mua bổ sung đồ dự phòng, không mua bổ sung đồ đang dùng.

Với dụng cụ văn phòng, tôi cất chúng trong 2 hộp nhựa lớn. Bìa đựng tài liệu dự phòng cũng trong một cái hộp giống vậy:

Dụng cụ dự phòng cũng bao gồm những món đồ điện tử, dây sạc, ăng-ten dự phòng .v.v.. Những thứ này cũng nên cất trong hộp:

Tôi học được rằng dây sạc dự phòng và linh kiện điện tử tốt nhất là nên giữ ở gần. Rất thường xuyên bạn sẽ thấy mình cần có một loại dây cáp gì đấy. Dự đoán tất cả những tình huống cần đến các loại dây cáp khác nhau là điều không thể nào, vì thế tôi luôn giữ một mớ cây cáp các loại trong nhà. Tương tự với linh kiện điện tử như dây sạc, vỏ iphone cũ .v.v.

Nhét chúng chung vào một tủ không ngăn cũng ổn thôi, đây là hình ngăn cất cây cáp của tôi.

Bạn cần lưu ý, mọi thứ trong khu vực lưu trữ cần phải gọn gàn và được dán nhãn đầy đủ. Đó là 2 nguyên tắc quan trọng. Gọn gàng giúp bạn dễ quản lý và nhãn dán sẽ giúp bạn tìm nhanh hơn. Đừng phí thời gian lục tung mọi thứ lên. Bỏ công sức ra và dán nhãn mọi thứ rõ ràng từ đầu sẽ hiệu quả hơn đấy.

Danh mục thứ 3 trong kho chứa của tôi là những giấy tờ, sách vở hành chính mà tôi không muốn cất lên kệ sách. Loại này bao gồm “kết quả kiểm tra nhà” mà người ta đưa cho bạn sau khi bạn mua nhà và những thứ khác kiểu đấy.

Nó cũng bao gồm hướng dẫn sử dụng cho các phầm mềm của tôi. Tôi thường vứt đi những cái hộp nhựa đựng đĩa cài phần mềm và cất cái đĩa vào một hộp đĩa riêng. Hộp đĩa này sẽ nằm gần chồng hướng dẫn sử dụng.

Kệ này cũng được dùng để cất những bài báo cũ của Fast Company và Harvard Business Review mà tôi không nỡ vứt đi. (Thường thì tôi xé ra những bài mà tôi thích và vứt đi phần còn lại, nhưng với FC và HBR thì tôi lại giữ hết cả tờ báo vì một lý do bí ẩn nào đó).

Vợ tôi cũng có một ngăn riêng trong cái tủ này và cuối cùng, phần còn lại của tủ được dùng làm kệ tài liệu, cũng là chủ đề tiếp theo của chúng ta.

Kệ tài liệu

Một vài kế hoạch sẽ có vật phẩm đi kèm không phải là đồ điện tử và cũng quá to để cất vào bìa tài liệu. Vì thế bạn cần có một không gian để lưu trữ những vật phẩm phụ trợ “tạm thời”” này. Đó là mục đích của kệ tài liệu.

Thông thường thì bạn muốn nó gọn vào một góc để bớt vướng víu nhưng bạn cũng cần phải dễ dàng tiếp cận khu vực này. Ở nhà, tôi dọn một góc trong tủ chứa đồ của tôi. Ở văn phòng thì tôi dành một phần ở kệ treo tường cho việc này (bạn sẽ thấy một số vật dụng tôi đang cất ở đấy).

Bạn cũng có thể cất những tài liệu phụ khác ở đây. Ví dụ chồng hồ sơ cần đọc của tôi hiện quá tải rồi, vì thế những hồ sơ thường nhật mà tôi cần đọc thì tôi cất lên trên này (chồng hồ sơ ở nhà của tôi thấp hơn nhiều). Tôi không coi “cần đọc” một kế hoạch vì nó là công việc hàng ngày. Tuy vậy bạn vẫn có thể để hồ sơ cần đọc lên kệ này tương tự như những hồ sơ khác liên quan trực tiếp tới kế hoạch của bạn.

Khi cần phải giải quyết công việc thường nhật hay kế hoạch của công ty mà bạn cần có hồ sơ phụ trợ, chỉ cần với tay là lấy được ngay, cho phép bạn nhanh chóng bắt đầu công việc. Khi xong thì lại cất về chỗ cũ. Làm thế giúp bạn có một không gian lớn để giải quyết công việc mà không bày bừa thêm văn phòng của bạn.

Khu tiếp khách

Nếu bạn có một văn phòng, bạn thường muốn một khu vực để tiếp khách. Thậm chí trong một phòng nhỏ cũng vậy, dù cuộc gặp thường ngắn hơn. Có rất nhiều cách để thiết kế khu vực tiếp khách của bạn, phụ thuộc phần lớn vào khoảng không gian mà bạn có, đây là cách tôi làm ở văn phòng:

Ở nhà thì tôi chỉ đặt một cái ghế tựa ở góc phòng trước tủ sách.

Trong một văn phòng nhỏ, khu tiếp khách thường cũng là lối ra vào. Điều này cũng khá hợp lý vì bạn cũng không còn lựa chọn nào khác. Một vài văn phòng được thiết kế có bàn phụ ở bên cạnh, như thế thì càng tốt hơn.

Khu vực động não

Văn phòng làm việc của bạn không đơn thuần là để giải quyết công việc cá nhân mà còn là nơi chia sẻ những ý tưởng với đồng nghiệp. Bạn có một góc để tiếp khách và giờ bạn cần một góc để suy nghĩ.
Cơ bản nhất, khu vực này sẽ có một tấm bảng trắng.

Bảng trắng có 2 tác dụng, thứ nhất, nó nói rằng: “Sáng kiến là quan trọng”. Thứ hai, nó giúp ích rất nhiều trong việc sản sinh ý tưởng và theo dõi chúng trong một cuộc họp.

Khu vực thư giãn

Với tôi thì khu vực này thiên về mặt ý tưởng hơn, tôi không định sử dụng nó trong thực tế. Tôi định nghĩa khu thư giãn là một không gian mà bạn có thể thư giãn đầu óc hoặc đọc cái gì đấy nhẹ nhàng, mà vẫn ở trong phòng làm việc.

Có lẽ khu này tốt nhất là nên ghép với khu tiếp khách. Có nghĩa là, chiếc ghế bạn dùng tiếp khách cũng có thể được dùng để đổi tư thế ngồi khi bạn nghỉ ngơi. Thực ra thì tôi cũng không hay làm như vậy, nếu muốn đổi gió thì tôi thường đứng lên uống nước hoặc đi đâu đó.